در بین تمام ابزار و اقلام چاپی موجود در فضای تجاری و مالی، فاکتور مشتری یکی از مهمترین و ضروری ترین اسناد مورد نیاز در هر سازمان یا کسب و کاری است. در هر کسب و کاری چه بزرگ و چه کوچک به طور معمول روزانه محصولات و خدماتی به مخاطب ارائه می شود بنابراین برای سامان دادن به امور و جلوگیری از خطا و اشتباه نیاز به ثبت امور مالی و همچنین نیاز است که امور حسابداری و مالی در معاملات تجاری به صورت شفاف و روشن در قالب یک جدول به مخاطب ارائه شود.
بنابراین نقش مهم فاکتور با طراحی اصولی و استاندارد مشخص می شود زیرا علاوه بر اینکه باعث سر و سامان دادن به معاملات و امور حسابداری می شود، سبب شناخت هرچه بهتر برند شما به مخاطب می‌شود و اعتماد مخاطب را به خود جلب می کند و منجر به اعتباربخشی کسب و کار شما می شود.
در این مقاله سعی داریم که ابتدا به معرفی فاکتور و انواع آن و سپس دلایل اهمیت وجود فاکتور و همچنین تاثیر آن بر کسب و کارهای گوناگون و اصول طراحی و نحوه محاسبه قیمت و سایر موارد مرتبط با آن بپردازید.
فاکتور مشتری چیست
فاکتور در لغت به معنای سررسید و صورت حساب است و در اصطلاح یک سند تجاری است با اسم و لوگوی شما که سبب شناخت هرچه بهتر برند شما به مخاطبان می شود و سبب اعتبار افزایی کسب و کار شما می شود که در واقع یک ابزار موثر تبلیغاتی است که در قبال خرید مشتری توسط فروشنده به مخاطب ارائه می شود و فرآیند فروش و ارائه خدمات از طرف خریدار و نحوه پرداخت هزینه از طرف مشتری را ارائه می دهد و ممکن است به صورت دستی یا به وسیله نرم افزار چاپ یا نوشته شود.
و شامل اطلاعات دقیقی نظیر: مشخصات فروشنده و خریدار، نوع کالا و خدمات ارائه شده از طرف فروشنده، تاریخ فروش، آدرس و شماره تلفن فروشگاه، قیمت کالا و خدمات، شرایط معامله نظیر تعداد کالا، نحوه پرداخت ( اقساطی یا نقدی ) و….. ثبت می شود.
انواع فاکتور
فاکتورها جدا از ویژگی های ظاهری از لحاظ اعتبار حقوقی، نوع طراحی و نوع چاپ انواع و اقسام متفاوتی می یابد که در ادامه با معرفی هر کدام از آنها می پردازیم.
انواع فاکتور فروش از لحاظ اعتبار حقوقی
فاکتور ها از لحاظ اعتبار حقوقی به دو دسته رسمی و غیررسمی تقسیم می شود.
فاکتور رسمی: فاکتور رسمی بیشتر برای کسب و کارهای حقیقی و حقوقی و مشاغلی که باید یک نسخه از فاکتور خود را به اداره مالیات تحویل دهند کاربرد دارد که لازم است در این فاکتورها مهر و امضای فروشنده و اطلاعات لازم و کامل جهت محاسبه مالیات بر ارزش افزوده را به اداره مالیات تحویل دهند.
این نوع فاکتور بر اساس قوانین ناظر بر وزارت اقتصاد و دارایی تنظیم شده و اگر مشاغل مورد نظر فاکتور رسمی خود را به اداره مالیات ارائه ندهند جریمه می شوند.
فاکتور غیر رسمی: فاکتوری است که وجود مهر و امضای فروشنده در آن ضروری نیست و صرفاً جهت اطلاع مشتری و تنها برای اعلام قیمت به مخاطب ارائه می‌شود و شامل مالیات فاکتور فروش نمی شود و در مشاغل کوچک نظیر سوپرمارکت ها و… مورد استفاده قرار می گیرد.
انواع فاکتور مشتری از لحاظ نوع طراحی
شیوه و طراحی فاکتور یکی دیگر از عوامل مهم ایجاد تفاوت در فاکتور ها است. فاکتورها بر اساس این نوع ویژگی به دو نوع فاکتور سربرگ دار و بدون سربرگ تقسیم می شوند که فاکتور سربرگ دار با توجه به سلیقه و نیاز مخاطب در هر کسب‌وکاری طراحی می شود ولی فاکتور بدون سربرگ را می توان به راحتی در فروشگاه لوازم تحریر و لوازم اداری خریداری کرد.
انواع فاکتور فروش از لحاظ نوع چاپ
در چاپ فاکتور عوامل گوناگون نظیر جنس کاغذ، تعداد برگ فاکتور ( رسمی سه برگی، غیررسمی دو برگی )،سایز کاغذ، وجود کاربن، رنگ فاکتور ساده یا رنگی (آبی، سبز، قرمز، زرد، مشکی ) و…. سبب ایجاد تنوع در فاکتور ها می شود.
دلایل لزوم چاپ فاکتور
سفارش و استفاده از فاکتور از سوی کسب و کارهای مختلف در جریان فروش کالا و خدمات به دلایل گوناگونی مهم است زیرا یک فاکتور ساده علاوه بر نظم دادن به امور مالی و تجاری درون کسب و کارها به عنوان یک سند رسمی به شمار می آیید که برای به رسمیت شناختن خرید و فروش و معامله بین طرفین قرارداد و همچنین سندی برای ارائه به مراجع مالیاتی است.
دلایل متعددی و گوناگونی که دلالت بر لزوم وجود فاکتور برای کسب وکارها است وجود دارد که از مهمترین آنها می توان به موارد زیر اشاره کرد.
ثبت فروش
یکی از مهمترین دلایل چاپ فاکتور ثبت حساب های سازمان و کسب و کارهای مختلف و مستندسازی امور مالی کسب و کارها توسط فاکتور است. فاکتور در واقع یک ابزار بسیار ارزشمند حسابداری است که سبب سهولت در روند کار می شود و راهی مناسب برای پیگیری امور مربوط به فروش مثل تاریخ فروش، میزان پول پرداختی و هرگونه بدهی معوقه و… را برای صاحبان کسب و کار به راحتی فراهم می کند.
مقاصد مالیاتی
ثبت و نگهداری فاکتورهای فروش یک راه آسان برای محاسبه مالیاتی است به همین منظور صاحبان کسب و کارها و سازمانهای مختلف باید از تمام تراکنش های مالی و تجاری و معادلات خود مستنداتی به سازمان امور مالی ارائه دهند که فاکتور مهم ترین سند تجاری و مالی در این زمینه است.
حقوقی
فاکتور مشتری یک سند مالی است که بیانگر فروش محصول یا خدمات خاص در زمان مشخص است و موارد توافق طرفین را بیان می‌کند و دلالت بر معامله بین طرفین دارد و مانع جعل و یا هرگونه سوء استفاده دیگری در معامله می‌شود و همچنین با امضای فروشنده و خریدار ارزش حقوقی می یابد.
بازاریابی
کسب و کارهای مختلف زمانی که معادلات خود را به صورت فاکتور ثبت می کند می تواند از آن به عنوان یک منبع اطلاعاتی مناسب برای یافتن بازار هدف استفاده کند تا بتواند از روش های درست و مناسب و استراتژی های صحیح در امور بازاریابی خود بهره بگیرد.
مزایایی چاپ فاکتور
امروزه با پیشرفت تکنولوژی و صنعت، ظرفیت‌های مختلفی در عرصه تبلیغات و بازاریابی وجود دارد اما با وجود تمامی ابزارهای مختلف تبلیغاتی و راه های ارتباطی و فضاهای مجازی و… با وجود این عوامل باز هم فاکتور به عنوان یک عامل مهم و یک سند رسمی که دارای آرم و لوگو و مشخصات کسب و کار شما است و حرف مهمی در حسابداری کسب و کار ها دارد و همچنین بیانگر تعهد مشتری به پرداخت هزینه کالا و خدمات است و شرایط پرداخت مخاطب را مشخص می‌کند و تایید قرارداد بین طرفین است و منجر به اعتبار بخشی کسب و کار شما می شود و معرف کسب و کار شما به همگان است و یک ابزار بازاریابی بالقوه به حساب می آید که دارای مزایای بسیار زیاد و متعدد است که بسیاری از کسب و کار ها تمایل دارند از این ظرفیت برای معاملات و امور مالی کسب و کار خود بهره گیرند که در ادامه به برخی از مهمترین مزایای چاپ فاکتور اشاره می کنیم.
مقرون به صرفه و ارزان بودن
هزینه طراحی و چاپ فاکتور نسبت به سایر اقلام بازاریابی کمتر است و می‌توان با سفارش عمده در تیراژ بالا تر توسط چاپ افست هزینه‌های چاپ آن را به حداقل قیمت ممکن رساند و با پرداخت هزینه اندک به راحتی هم یک ابزار بازاریابی موثر برای کسب و کار خود سفارش داد و هم یک ابزار تاثیر گذار در امر حسابداری برای انسجام قراردادها و معاملات مالی و تجاری برای کسب و کار خود تهیه کرد.
ماندگاری بالا
فاکتور یک سند مالی بسیار محبوب است که به دلیل اهمیت آن اغلب افراد آن را تا مدت های طولانی حفظ و نگهداری می کنند و همین امر باعث ماندگاری بالای آن نسبت به سایر ابزارهای تبلیغاتی دیگر می شود.
برقراری ارتباط با شما
به جهت طول عمر بالا و ماندگاری زیاد فاکتور نزد مخاطب شما با درج آرم و لوگو و شماره تماس و ایمیل و سایر راه‌های ارتباطی خود می توان یک راه مستمر با مخاطب برقرار کنید که معرف شما و کسب و کار شما به همگان باشد نظیر کارت ویزیت و سایر ابزارهای تبلیغاتی دیگر تا هر وقت مخاطب شما به فاکتور نگاه می کند به یاد کسب و کار شما بیفتد و به راحتی بتواند با شما ارتباط برقرار کند.
مناسب برای همه مشاغل
فاکتور یک ابزار مناسب برای همه مشاغل است و هیچ محدودیتی برای هیچ شغلی وجود ندارد و همه مشاغل می‌توانند از ظرفیت ها و فرصت های موجود در چاپ فاکتور بهره گیرند و یک فاکتور اختصاصی و سفارشی برای خود طراحی و چاپ کنند.
حمل آسان
فاکتور نسبت به سایر ابزارهای تبلیغاتی نظیر بروشور، بیلبوردهای تبلیغاتی در سطح شهر، سبک و کم جا است و به آسانی حمل و نقل می‌شود به طوری که فروشنده به راحتی می تواند آن را درون پاکت قرار دهد و به شما تحویل بدهد و همین امر سبب شده تا مخاطب به راحتی آن را نگهداری کند.
حرفه ای گری شما
فاکتور یک سیستم منظم و منسجم است که سبب سهولت کار و کاهش خطا و صرفه جویی در وقت و انرژی و هزینه شما می‌شود و به راحتی کسب و کار شما را سازماندهی می‌کند و همین عوامل جلوه های حرفه ای و خاص و توانمند به کسب و کار شما می بخشد.
اهمیت چاپ فاکتور برای مشتریان
فاکتورهای یکی از عوامل مهم در کسب و کارها به شمار می آیند زیرا سبب به رسمیت شناختن خرید و فروش بین طرفین و نظم دادن به امور حسابداری است و اگر یک فاکتور رسمی باشد خریدار می تواند از آن به عنوان سندی برای ارائه به مراجع قانونی و مالیاتی استفاده کند و دلایل گوناگون دیگر که اهمیت چاپ فاکتور برای خریدار را بیان می کند که در ادامه به چند مورد از مهمترین دلایل اهمیت فاکتور برای مشتری اشاره می کنیم.
۱) ایجاد حس اعتماد در مشتری
ارائه فاکتور همراه با درج اطلاعات مهمی از جزئیات خرید نظیر نوع کالا، تاریخ فروش، اطلاعات فروشنده، مهر فروشگاه و… از طرف فروشنده به مخاطب بیانگر ارزشی است که شما برای مخاطب قائل هستید و همچنین حامل این پیام است که شما به عنوان فروشنده در کار خود دقیق بوده و در فروش و ارائه کالا و تنظیم قیمت اشتباه نمی کنید و اعتماد مشتری را به خود جلب کرده و به راحتی با ارائه فاکتور با طرح های زیبا و جذاب ارتباط خود را با مشتری ادامه داده و افراد را برای خرید دوباره ترغیب می کنید.
۲) ارائه خدمات پس از فروش به مشتری
فاکتور ها در واقع برای مشتری یک سند رسمی است که اثبات می کند فرد محصول را در چه تاریخ با چه مشخصاتی و چه قیمتی خریداری کرده است و می تواند از فاکتور به عنوان گارانتی یا مکمل آن، به‌خصوص در لوازم برقی و وسایل گران قیمت استفاده کند.
۳) تضمین کیفیت و قیمت محصول
فاکتورها سند های رسمی و قابل پیگیری هستند که این اطمینان را به مشتری می دهند که جنس فروخته شده همان چیزی است که دقیقاً در فاکتور با همان کیفیت و مشخصات قید شده است و همچنین سندی محکم و رسمی که ثبت قیمت در آن بیانگر درستی و مناسب بودن قیمت کالا و تضمین قیمت شما به مخاطب است و خریدار می تواند به راحتی با مقایسه قیمت کالای سایر رقبا از این تضمین قیمت مطمئن شود.
۴) قابلیت پیگیری قانونی
فاکتور یک سند رسمی و حقوقی که حامل اطلاعات دقیق معامله بین طرفین است و خریدار می تواند در صورتی که عدم انطباق محصول مورد نظر با آنچه که در فاکتور قید شده است یا نقض هریک از شرایط قرارداد به ویژه در معاملاتی با مبالغ بالا یا شرایط اقساطی و… با پیگیری به مراجع مرتبط و ذیصلاح پیگیر درخواست قانونی خود باشد.
۵) اهمیت چاپ فاکتور برای مشتریان حقوقی
باید توجه داشت که برخی از مشتریان یک کسب و کار تنها اشخاص حقیقی نیستند بلکه برخی از آنها به ویژه در معاملات بزرگ با حجم های عمده و مبالغ بالا مشتریان حقوقی هستند که اهمیت صدور فاکتور و ثبت موارد معامله و قرارداد بین طرفین بسیار بیشتر است و از طرفی مشتری حقوقی باید به خاطر حجم معامله پاسخگویی مراجع قانونی و مالیاتی باشد بنابراین نیازمند مدرک مستند و محکم برای ارائه به مراجع قانونی است و همچنین ارائه مدرکی مستند از طرف نماینده سازمان یا ارگان مورد معامله جهت صحت قرارداد و همچنین مدرکی برای برآورد هزینه ها و درآمدهای حاصل از این معامله و سایر دلایل دیگر که بیانگر میزان اهمیت بالای فاکتور برای مشتریان حقوقی است.
چه اطلاعاتی در فاکتور مشتری درج می شود
فاکتور سند رسمی برای معاملات تجاری و مالی در کسب و کارهای متفاوت است که برای ثبت اطلاعات معامله بین دو طرف دارای انواع و اشکال و صورت های گوناگون است که باید دارای ویژگی و مشخصاتی باشد تا سندیت داشته و مورد تایید مراجع قانونی و مالی به خصوص دارایی باشد و این ویژگی‌ها و مشخصات عبارتند از
_ شماره سریال (شماره فاکتور)
مهم ترین شاخصه فاکتورهای رسمی شماره سریال آن هست که به صورت خاص و ترکیبی از حروف و عدد با رنگ قرمز و کمی برجسته در بالا و سمت چپ فاکتور و با روش چاپ افست انجام می شود که به راحتی قابل شناسایی است و سبب تمایز فاکتور رسمی می شود که توسط سرممیزی های اداره دارایی قابل کنترل است و به راحتی از انواع چاپ دیجیتال یا شماره های معمولی و شماره هایی که توسط صندوق فروش چاپ می شود قابل تشخیص است.
_ اطلاعات طرفین معامله
فاکتور باید حاوی مشخصات و اطلاعات کامل و دقیق دو طرف معامله (خریدار و فروشنده) باشد نظیر: کد اقتصادی، کد ملی/ شناسه ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن و…. باشد.
_ اطلاعات معامله
باید در فاکتور به طور دقیق نوع کالا و خدمات ارائه شده، تعداد، قیمت و شرایط معامله اعم از نقدی و غیر نقدی به صورت واضح قید شود.
_ تخفیفات، مالیات، عوارض
باید توجه داشت که در تهیه و تنظیم فاکتور تمامی تخفیف ها به صورت واضح ذکر شود و همچنین محاسبه و درج مالیات و عوارض بر ارزش افزوده در فاکتور امری ضروری است.
_ تاریخ پیگیری
باید تاریخ فروش به صورت دقیق و منظم ذکر شود و در صورت درج تاریخ یک یادآوری در تقویم برای فاکتور ثبت می شود.
_ تاریخ فاکتور
فاکتورها باید دارای تاریخ صدور باشد البته این تاریخ قابل ویرایش است.
_ شماره عطف و شماره برنامه
شماره عطف و برنامه که اختیاری است سبب می شود تا شما به راحتی به سند مورد نظر خارج از فاکتور ارجاع شوید.
_ امضا و مهر
وجود مهر و امضای خریدار و فروشنده بدون هیچگونه خط خوردگی در فاکتور امر ضروری و واجب است تا یک سند مستند و رسمی واقع شود.
فاکتور صوری چیست
در کنار فاکتور های رسمی و قانونی، فاکتورهای صوری وجود دارد که کاملاً غیر قانونی بوده ولی بسیار شبیه فاکتور های رسمی طراحی شده است که سازمانهایی هستند که به دنبال سود بیشتر و کاهش هزینه های خود به دنبال فرار مالیاتی هستند و به همین منظور فاکتورهای صوری را خریداری کرده ولی کاملاً غافل از این امر هستند که سازمان امور مالیاتی به راحتی می تواند این فاکتور ها را تشخیص دهد.
مراحل کشف فاکتور صوری عبارتند از:
_ بررسی و کنترل فروشندگان و ارائه کنندگان کالا و خدمات و کد فروش آنها و دقت در فاکتور فروش و اینکه شرکت سوری یا غیرفعال نباشد.
_ بررسی اطلاعات فروشنده نظیر کد اقتصادی و شناسه ملی و… که جعلی نباشد.
_ دقت در اعتبار گواهی ارزش افزوده که مورد تایید باشد.
_ دقت در این که کالا و خدمات ارائه شده در فاکتور با نوع فعالیت صادر کننده کامل تطابق داشته باشد.
_ اسناد و مستندات مربوط به حمل و نقل نظیر برنامه جاده‌ای، هزینه باربری و… را کنترل می‌کند.
_ اسناد مربوط به پرداخت‌های صورت گرفته مانند فیش های واریزی، چک های بانکی و رسید های دریافتی را کنترل و بررسی می کند.
اصول طراحی و چاپ فاکتور مشتری
فاکتور مشتری یکی از اسناد اصلی و رسمی بسیار مهم که مورد نیاز هر کسب و کار و سازمان چه کوچک و چه بزرگ است که با وجود کد رهگیری و شماره سریال آن به راحتی می تواند جریان مالی و نقدی خود و همچنین حساب های دریافتی و پرداختی خود را پیگیری کند و تصویری شفاف و قانونی از کسب و کار خود به همگان ارائه دهد.
بدین منظور سازمان و ارگان ها نیازمند طراحی و چاپ فاکتور برای کسب و کار خود هستند که اگر به دنبال فاکتور اختصاصی برای خود هستید می توانید با یک طراحی اختصاصی فاکتور مورد نظر خود را با توجه به نیاز و سلیقه خود طراحی و چاپ کنید در غیر این صورت میتوانید از قالب های فوری که در این زمینه وجود دارد استفاده کنید.
اصول طراحی فاکتور
۱) ابتدا قالب مورد نیاز خود را با توجه به سلیقه و متناسب با کارتان از اینترنت انتخاب کنید.
۲) سپس میتوانید عکس های مورد نظر خود را بر روی آن قالب پیاده کنید.
۳) مطالب مورد نیاز خود را در فاکتور ذکر کنید.
۴) در انتها از فاکتور مورد نظر خود یک پرینت بگیرید.
بعد از مرحله طراحی نوبت به چاپ فاکتور می‌رسد که در این بخش نیز باید اصول مربوط به چاپ فاکتور را رعایت کنید.
۱) اندازه فاکتور: اندازه فاکتور یکی از موارد بسیار مهم در مرحله چاپ است که باید اندازه های استاندارد را بدانید تا با توجه به ابعاد و سایز های استاندارد موجود مانند A3 ،A4 ،A5 ،B4 ،B5 ،B6 و یا در غیر این ابعاد در اندازه و سایز های دلخواه خود طراحی و چاپ کنید.
۲) رنگ فاکتور فروش: کد رنگی طرح مورد نظر خود را بر اساس کد CMYK به صورت تک رنگ، سیاه و سفید، دو رنگ و چهار رنگ شامل رنگ های (آبی، قرمز، زرد و مشکی) طراحی و چاپ کنید.
۳) کاغذ استاندارد چاپ فاکتور: در چاپ فاکتور از کاغذهای تحریر و الوان با گرماژهای بین ۶۰، ۷۰، ۸۰ گرمی و یا کاغذ کاربن دار که دیگر نیاز به قرار دادن کاربن بین برگه ندارد استفاده می شود.
۴) برای دقت در برش لازم است که از هر طرف ۵ میلی متر حاشیه امن قرار دهید.
۵) تعداد برگه: فاکتور از نظر تعداد برگه به صورت دو یا سه یا چهار برگ است که فاکتورهای رسمی اغلب به صورت سه برگ و فاکتور های غیر رسمی به صورت دو برگ طراحی و چاپ می شود.
۶) باید توجه داشت که خطوط و نوشتار در برگه های بعدی فاکتور چاپ می شود دقیقا روی هم قرار بگیرد و دقیقا نوشته های که در برگه های بعدی چاپ می‌شود مطابق برگه اول باشد.
۷) اگر تمایل دارید که آرم لوگوی خود را در پس زمینه فاکتور طراحی کنید باید دقت داشت که شفافیت آن را در حالت ۷ درصد کمتر قرار دهید.
۸) با توجه به اینکه شماره های فاکتور بعد از فرم بندی مشخص می شود از نوشتن هرگونه کلمه یا شماره در باکس شماره فاکتور خودداری کنید.
۹) برای ارائه یک فاکتور با طراحی مناسب و زیبا دقت کنید که خط پرفراژ ۱۲ میلیمتر بالای خلافی پرفراژ باشد و نوشته های خودتان را نیز ۱۲ میلی متر از بالای فاصله شروع کنید.
۱۰) توجه داشته باشید برای اینکه فاکتوری با کیفیت بالا چاپ کنید می توانید از چاپ افست برای چاپ فاکتور استفاده کنید.
نحوه محاسبه قیمت فاکتور
برای محاسبه قیمت فاکتور ملاک و معیارهای مختلفی را باید در نظر گرفت نظیر:
_ نوع طراحی (اختصاصی بودن طرح)
_ تعداد نسخه‌های فاکتور
_ کاربن دار بودن کاغذ فاکتور یا بدون کاربن
_ نوع چاپ به کار رفته مانند چاپ افست، چاپ ریسو
_ جنس کاغذ به کار رفته
_ سایز و ابعاد فاکتور
_ نوع صحافی فاکتور مانند سرچسب دار بودن یا پرفراژ
_ شماره گذاری فاکتور
و سایر ویژگی‌های دیگر تعیین می‌شود که باید توجه داشت که مراکز و چاپخانه های مختلفی وجود دارد که قیمت های متفاوت با کیفیت های مختلف را برای خدمات خود به شما ارائه می دهند، اما موسسه هرمس دیزاین با سالها تخصص و همکاری کارشناسان مجرب و حرفه ای خود در زمینه طراحی و چاپ انواع فاکتور طبق سلیقه و خواسته شما با طراحی های زیبا و منحصر به فرد و کیفیت بالا و قیمتی مناسب در کوتاه ترین زمان ممکن آماده همکاری با شما عزیزان است.
جهت ثبت سفارش و مشاوره با شماره های ارتباطی ما تماس حاصل فرمایید.
